Деловая переписка

Дата ответа *

ФИО респондента *

Какова основная функция делового письма: *

Пригласить клиента на встречу;

Отправить презентацию и свои контакты;

Закрепить устные договоренности и обмен информацией;

Создание отношений с клиентом, партнером, коллегой;

Создать внутреннюю и внешнюю коммуникацию с людьми.

Оптимальное количество предложений в деловых письмах: *

2-4 предложения, главное - кратко, только основная суть;

до 7 предложений, остальную информацию можно прикреплять в приложениях;

4-7 предложений;

от 7 и более, иначе вся важная информация не войдет в письмо.

Выделите основные функции деловой переписки: *

Создание архива разговора (так как нельзя удалять предыдущие письма);

Экономить время, чтобы не встречаться - можно просто написать письмо;

Электронная переписка имеет юридическую силу;

Деловая переписка - средство закреплаения, подтверждения и сохранения договоренностей;

Письма - это средство спрятаться от живой коммуникации, когда человек тебе неприятен.

Распределите последовательность структуры письма: *

	1	2	3	4	5
Приветствие - должно привлечь внимание;
Тема (отражает основную мысль послания);
Основная часть - лаконичное изложение ситуации, предложение, что нужно сделать.
Заключение - резюме и подпись;
Цель письма - чтобы адресат понимал контекст сообщения.

Тема письма - важный элемент деловой переписки, потому что: *

	Читая тему письма	Указывая конкретную тему	Тема письма общими словами	Отсутствие какой-либо темы в отправленном сообщении
получатель может ранжировать срочно-важно ли к прочтению данное сообщение.
получателю это помогает легко найти письмо по истечении длительного времени.
убивает эффективное распределение времени и систематизацию хранения информации.
говорит о вашем неуважительном отношении к получателю.

Автоподпись должна быть использована (выберите правильные ответы) *

Кратко и только в первом сообщении, чтобы не задавливать логотипами и контактами каждый раз ящик получателя;

Должна стоять сразу после текста письма, а не в конце хвоста всей переписки;

Автоподпись не нужна, каждому человеку нужно осознавать, как подписаться и какие контакты оставить, а какие не давать;

Автоподпись должна стоять для писем клиентам и партнерам, а внутри офиса можно без контактов (есть телефонный справочник);

Автоподпись должна быть в каждом письме, это базовая культура письменного общения.

Укажите верные утверждения о деловой переписке *

Приветствие задает эмоционлаьный настрой на содержание письма. Исключены восклицательные знаки и большие буквы.

После каждого письма нужно звонить и уточнять, получено ли сообщение.

Цель письма - важна, чтобы сориентировать получателя о контексте разговора. Чтобы он понимал, в рамках какого дела к нему пришло сообщение.

Основная часть письма из большого количества предложений - не читается получателем, только начало и конец письма. В лучшем случае - по диагонали. Оптимально писать - 5-7 предложений, это 3-4 строки.

Заключение письма - важно. В нем понятно, с какой целью было написано письмо, и что дальше необходимо с этим сделать. Там важен СМАРТ.

Правила использования "Копия" и "скрытая копия" *

	Копия	Скрытая копия
Адресат стоит для того, чтобы так же получать ответ на заданную переписку, при ответе нужно его так же информировать о течении письменного разговора.
Адресат должен быть в курсе письма, но основному получателю не обязательно знать, что кто-то еще проинформирован.
Адресат приглашен в переписку, чтобы он был проинформирован по теме сообщения, ему так же нужно писать ответ и нельзя исключать из переписки.
Письмо содержит информацию, актуальную для нескольких лиц. В поле "Кому" пишутся те, кто приглашен для обсуждения в активной форме, а в этом поле - пассивные "слушатели" разговора.
Используется как вид отчета о проделанной работе, чтобы не дублировать для руководителя информацию.

Автоответ устанавливается: *

Я ушел в отпуск, пусть знают, что вернусь через 2 недели.

Получения писем от клиентов, невозможность остановить текущие дела. Тогда укажывается в автоответе человек, который временно подхватывает мои процессы.

Если нет замены на мою вакансию, я сам буду отвечать в ограниченном режиме.

Если я отсутствую на рабочем месте более 4-х часов.